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¿Qué necesita un buen asistente de dirección?

Publicado en 4 febrero, 2016

Es justamente en los momentos de dificultad cuando se aprecia más la figura de un asistente de dirección de excelente profesionalidad y actitud. El asistente de dirección es la persona encargada de generar una relación con el cliente, ser la carta de presentación de la empresa y representarla en todo momento. Esta apasionante profesión requiere de algunas aptitudes personales como la proactividad y la empatía, aunque también es importante su presencia para el trabajo en equipo. Por otro lado, para este puesto, la flexibilidad es una virtud muy agradecida por la mesa directiva.

¿Qué formación debe tener un asistente de dirección?

La formación básica de un asistente de dirección debe incluir el conocimiento y dominio del software del Paquete Office, incluídos Outlook, Access y Excel. Además, debe ser una persona con buen conocimiento de Internet y las principales plataformas de comunicación digital. El programa SAP es también muy importante para una posición de asistente de dirección, aunque en muchas ofertas de trabajo lo solicitan con un nivel de usuario, sin necesidad de ser experto. Además, debe tener formación en dirección de empresas o conocimientos similares a los que esta proporciona.

Cabe mencionar también que, dada la expansión que muchas empresas están teniendo en un mundo cada vez más globalizado, se suelen preferir los perfiles con idiomas, especialmente inglés.

Las funciones del asistente de dirección

Siempre en dependencia de la dirección, la figura del asistente es el encargado de la coordinación del trabajo, incluidos los viajes, las reuniones, las actividades principales, etc. Por tanto debe conocer bien las prioridades de la empresa para poder dar mayor o menos relevancia a los trabajos a realizar y debe ser una persona con grandes dotes de organización para saber cómo gestionar agendas congestionadas y facilitar el trabajo del director.

También es el profesional encargado de recibir y filtrar llamadas, correos, etc. La redacción de informes, documentos, materiales para el desarrollo del trabajo cotidiano, gestión de la correspondencia. El asistente de dirección debe ser una persona con capacidades técnicas (aplicaciones informáticas, hojas de cálculo), con capacidades de gestión (coordinación de tareas, recordatorios, horarios, calendarización de actividades…) y aptitudes personales y sociales (capacidad de trabajar en equipo, dinamismo, buen trato al cliente, excelentes dotes de comunicación, etc.) Respecto a este último punto es muy requerida la agilidad para la resolución de conflictos con rapidez y eficacia.

De cara al trabajo interno, la presencia del asistente de dirección es estratégica pues en muchos casos debe ser interlocutor de diversos jefes de departamentos con fines de coordinación. De cara al exterior, su papel es crucial también ya que en ocasiones, deberá interactuar con proveedores, clientes y demás stakeholders. Su profesionalidad debe ser impecable y en todo momento debe transmitir con su actitud y su comportamiento, los valores de la empresa a la que pertenece.

 
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