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Reuniones de trabajo: Cómo organizarlas

Publicado en 8 septiembre, 2015

Organizar las reuniones de trabajo no siempre es una tarea fácil. El objetivo de éstas debe ser llegar a conclusiones comunes, organizar determinadas estrategias laborales, planificar campañas, debatir asuntos fundamentales a nivel empresarial o establecer cambios en la compañía. Sin embargo, para ellas es precisa la fluidez y el consenso, así como la claridad a la hora de exponer las principales ideas y contar con un ambiente relajado a la vez que profesional. Hoy te daremos una serie de exitosos consejos a la hora de preparar reuniones de trabajo efectivas y solventes. ¡Toma nota!

  • Informa sobre ella con la antelación suficiente y de manera individual, ya sea en persona, a través de correo electrónico o por teléfono. Se debe informar sobre el día, la hora y los temas o cuestiones a debatir en ella. Por supuesto, la puntualidad es indispensable para que salga bien, se complete la agenda del día y no se extienda hasta demasiado tarde, colapsando los planes de los asistentes. En torno a esta cuestión, los especialistas recomiendan que las reuniones se lleven a cabo a primera hora de la mañana o tras la hora de la comida.
  • Es importante que la agenda de contenidos con los temas sea clara, para que los asistentes lleguen preparados y con proposiciones claras. El brainstorming o la lluvia de ideas es un gran recurso para desenvolver en las reuniones de trabajo. Los temas deben estar acotados y desarrollarse en orden de prioridad.
  • Genera un ambiente desenfadado y ameno. Los asistentes no deben tener motivos para aburrirse, sentirse desmotivados o no hallarle sentido a la reunión. Deben estar permitidas las cuotas de humor, la libertad de opiniones o los enfoques creativos, especialmente a la hora de saber cómo gestionar una PYME
  • Las conversaciones de las reuniones de trabajo deben ser multilaterales, ya que su éxito depende del dinamismo y la efectividad surtida entre los interlocutores. Por eso, el exceso de protagonismo y los monólogos son enemigos de la inteligencia colectiva y el trabajo colaborativo. Ya sabemos que tanto el networking como el crowdsourcing son nuestros aliados en los últimos tiempos. Si contamos con una gran cantidad de puntos de vista, enriqueceremos el proceso y llegaremos a nuestro objetivo.
  • Tomar notas y extraer conclusiones que puedan ser plasmadas por escrito son otras de las recomendaciones más importantes de una buena organización. Finalmente, debe enviarse un resumen a los asistentes con los puntos tratados, para que todos incrementen su interés hacia la reunión y se percaten de la importancia de la participación global de todos ellos.

Las reuniones de trabajo son más sencillas de lo que piensas si sigues todos estos pasos. ¿Ya los has probado?

 
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